Agenda#

Halaman Agenda Rapat adalah pusat pengelolaan untuk semua jadwal rapat di dalam sistem. Admin dapat membuat agenda baru, mengubah detail rapat, serta menghapus agenda.

Tampilan Halaman Utama#

Halaman ini menampilkan daftar agenda rapat dalam bentuk tabel dengan fitur-fitur berikut:

  • Tombol Tambah Data: Terletak di pojok kanan atas, digunakan untuk membuka formulir penjadwalan rapat baru (khusus Admin).

  • Kolom Pencarian: Memungkinkan Anda mencari agenda berdasarkan kata kunci.

  • Tabel Agenda: Menampilkan informasi detail dengan kolom:

    • No. Rapat: Nomor unik yang dihasilkan sistem secara otomatis (contoh: AR001, AR002).

    • Agenda Rapat: Judul atau topik utama rapat.

    • Waktu Rapat: Tanggal dan jam rapat dilaksanakan.

    • Ruangan Rapat: Ruangan yang digunakan.

    • Pimpinan Rapat: Pengguna yang ditugaskan memimpin rapat.

    • Status: Status terkini dari rapat.

    • Aksi: Menu untuk mengedit atau menghapus data (khusus Admin).

Status Rapat#

Setiap agenda rapat memiliki salah satu dari lima status berikut:

  • Segera — Rapat telah dijadwalkan dan belum dimulai.

  • Dimulai — Rapat sedang berlangsung.

  • Selesai — Rapat telah selesai.

  • Ditunda — Rapat ditunda untuk dijadwalkan ulang.

  • Dibatalkan — Rapat dibatalkan dan tidak akan dilaksanakan.

Catatan

Status Segera akan otomatis berubah menjadi Dimulai saat waktu rapat tiba, dan otomatis berubah menjadi Selesai setelah 1 jam berlalu. Perubahan ini dilakukan oleh sistem secara otomatis.

Menambah Agenda Rapat Baru#

Hanya Admin yang dapat menjadwalkan rapat baru:

  1. Klik tombol "+ Tambah Data".

  2. Isi semua detail rapat yang dibutuhkan:

    • Agenda Rapat: Judul atau topik rapat.

    • Waktu Rapat: Pilih tanggal dan jam.

    • Ruangan Rapat: Pilih ruangan dari daftar yang tersedia.

    • Pimpinan Rapat: Pilih pengguna yang akan memimpin rapat.

    • Peserta Rapat: Pilih satu atau lebih pengguna sebagai peserta.

    • Status Rapat: Pilih status awal (biasanya "Segera").

    • Notulen Rapat: (Opsional) Unggah file notulen jika sudah tersedia.

  3. Klik tombol "Simpan Data" untuk menjadwalkan rapat.

Penting

Sistem akan otomatis memeriksa ketersediaan ruangan. Jika ruangan yang dipilih sudah dipesan oleh rapat lain dalam rentang waktu ±1 jam, Anda akan diminta memilih waktu atau ruangan lain.

Sinkronisasi Google Calendar#

Setiap kali Admin membuat, mengubah, atau menghapus agenda rapat, sistem akan secara otomatis menyinkronkan perubahan tersebut ke Google Calendar semua peserta yang diundang.

  • Membuat agenda → Event baru akan muncul di kalender semua peserta.

  • Mengubah agenda → Event di kalender akan diperbarui secara otomatis.

  • Menghapus agenda → Event akan dihapus dari kalender semua peserta.

  • Membatalkan agenda → Event akan dihapus dari kalender secara otomatis.

Catatan

Peserta akan menerima pengingat (reminder) melalui Google Calendar: 1 jam sebelum, 10 menit sebelum, dan saat rapat dimulai.

Mengelola Agenda yang Ada#

Admin dapat mengelola agenda melalui menu Aksi:

Mengedit Agenda

Klik ikon tiga titik lalu pilih Edit Data. Formulir akan terisi dengan data yang ada. Ubah sesuai kebutuhan lalu simpan.

Menghapus Agenda

Klik ikon tiga titik lalu pilih Hapus Data. Konfirmasi penghapusan akan muncul.

Catatan

Saat agenda dihapus, data absensi dan notulen yang terkait tetap tersimpan di dalam sistem untuk keperluan arsip. Hanya data agenda yang dihapus dari tampilan.

Hak Akses#

Untuk Admin:

Dapat melihat, menambah, mengedit, dan menghapus semua agenda rapat.

Untuk User:

Hanya dapat melihat daftar agenda rapat di mana mereka terdaftar sebagai Pimpinan atau Peserta.